A gestão de documentos e de arquivos enquanto ferramentas de controle, eficiência e transparência das ações públicas : um estudo de caso da Prefeitura Municipal de Mariana/MG.

Abstract

Este trabalho teve por objetivo compreender como os órgãos internos da Administração Direta da Prefeitura Municipal de Mariana, Minas Gerais, desenvolvem estratégias e realizam ações direcionadas à gestão e arquivo dos documentos produzidos e recebidos pelo Executivo Municipal. A partir de um estudo de caso, realizou-se o delineamento de perspectivas bibliográficas, legais e normativas sobre a Administração Pública, a revisão de conceitos referentes à Gestão de Documentos e de Arquivos e procedeu-se à aplicação de questionários a servidores da Prefeitura, a fim de que oportunizassem uma reflexão acerca dos impactos e contribuições das ações de gestão de documentos, controle e organização de arquivos realizadas, na busca pela garantia da transparência, eficiência e do acesso adequado às informações produzidas e recebidas pelo órgão. As análises das respostas obtidas, quando confrontadas com a literatura abordada, demonstraram ser necessário o aprofundamento nas técnicas e procedimentos relacionados à temática, tendo em vista que os fluxos dos processos, em geral, ocorrem muito mais pautados no senso comum do que em metodologias delineadas e pré-definidas. Assim, restou evidenciada a relevância da promoção de capacitação em temas ligados à Gestão de Documentos e Arquivos aos servidores municipais, de modo que possam ser capazes de estruturar, elaborar, executar e monitorar ferramentas de gestão documental que atendam à realidade de suas rotinas, alcançando excelência nos quesitos de controle, transparência e eficiência administrativa.